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freeeで経理はもっと効率化できる！意外とできていない5つの活用法【熊本の事務代行】
「freeeを導入したけれど、思ったほど経理が楽になっていない」
「銀行口座は連携したけれど、結局毎月かなりの時間を使っている」
「会計データは入力しているけれど、経営にはあまり活用できていない」
そんなことはありませんか？
クラウド会計ソフト「freee」には、日々の経理業務を効率化するためのさまざまな機能があります。
以前、バランスネットワークのブログでもfreeeの基本的な機能や使い方についてご紹介しました。
しかし、便利なシステムを導入しても、これまでの仕事のやり方をそのまま続けていると、思ったほど業務時間が減らないことがあります。
今回は、熊本で事務代行・バックオフィス支援を行っている私たちの視点から、
「freeeを使っているなら、一度確認してほしい5つのポイント」
をご紹介します。
① 銀行・クレジットカードを連携して「手入力」を減らす
まず確認したいのが、銀行口座やクレジットカードとの連携です。
freeeでは、銀行口座やクレジットカードなどの明細を取り込み、取引登録につなげることができます。
それなのに、
通帳を見る
↓
Excelに入力する
↓
さらに会計ソフトにも入力する
という作業になっていないでしょうか。
「昔からこの方法だから」と続けている業務の中には、システムを活用することで減らせる作業があるかもしれません。
大切なのは、freeeに入力することではなく、
「そもそも入力する作業をどこまで減らせるか？」
という視点です。
② 請求から入金確認までの流れを見直す
次に確認したいのが、請求・入金管理です。
例えば、
請求書はシステムで作成。
売上管理はExcel。
入金されたら銀行口座を確認。
入金管理表にも入力。
最後に会計処理。
このように、一つの売上に対して何度も同じような情報を入力していることがあります。
一つひとつの作業は数分でも、毎月何十件、何百件と処理すれば大きな時間になります。
一度、
「請求書を作ってから、入金確認・会計処理までどんな作業をしているか」
を紙に書き出してみるのもおすすめです。
同じ数字を何度も入力していたら、改善できる可能性があります。
③ 領収書・請求書の処理方法を見直す
経理担当者の時間を意外と使うのが、領収書や請求書の整理です。
紙でもらった書類をまとめる。
内容を確認する。
入力する。
ファイリングする。
後から問い合わせがあれば、また書類を探す。
freeeには、請求書や領収書などの証憑を保存・管理できるファイルボックスなどの機能があります。
「データ化しているのに、紙でも同じように管理している」
という場合は、現在の運用方法を一度見直してみても良いでしょう。
ただデジタルにするだけではなく、
「受け取る → 確認する → 処理する → 保存する」
までの流れを整理することがポイントです。
④ 「担当者しか分からない」をなくす
これは、システムの機能というより、経理業務全体で特に確認していただきたいポイントです。
freeeを導入していても、
「この処理は経理担当の○○さんしか分からない」
「月末に何をしているのか分からない」
「どの取引をどう登録するのか、その人しか判断できない」
という状態になっていませんか？
システムがクラウド化されても、仕事のやり方が担当者の頭の中にしかなければ、業務の属人化は解消されません。
担当者が休んだ時。
急に退職した時。
新しい人へ引き継ぐ時。
初めて「誰も分からない」という問題に気づくことがあります。
そのため、
業務の流れを整理する
処理方法やルールを決める
チェックリストを作る
簡単なマニュアルを残す
ところまで行っておくことをおすすめします。
⑤ 入力した数字を「経営」に使う
最後が、私たちが特に大切だと考えているポイントです。
毎月きちんと会計入力をしている。
でも、
「入力したら終わり」
になっていませんか？
freeeでは、損益や月次推移など、入力した会計データを確認するためのレポート機能も用意されています。
例えば毎月、
今月の売上はいくら？
粗利はいくら？
営業利益はいくら？
前年と比べて増えた経費は？
売掛金はきちんと回収できている？
といった数字を確認するだけでも、会計データの使い方は変わります。
そして、
「売上が落ちているから営業活動を増やそう」
「この経費が増えている理由を確認しよう」
「利益は出ているけれど、現金が減っているのはなぜ？」
など、次の行動を考えるために数字を使うことができます。
会計ソフトは、税金を計算するためだけのものではありません。
せっかく毎月入力している数字だからこそ、経営にも活用していきたいところです。
5つのうち、いくつできていましたか？
今回ご紹介したのは、
① 銀行・カード連携で手入力を減らす
② 請求から入金確認までの流れを見直す
③ 領収書・請求書の処理を見直す
④ 「担当者しか分からない」をなくす
⑤ 会計データを経営に活用する
の5つです。
freeeを導入していても、
「システムを入れた＝経理が効率化した」
とは限りません。
むしろ大切なのは、
freeeを使いながら、これまでの仕事のやり方そのものを見直すこと。
です。
「freeeは使っている。でも経理が大変」という企業様へ
バランスネットワークでは、単に会計ソフトへの入力を行うだけではなく、
現在の経理業務を確認し、
「この作業は必要？」
「二重入力になっていない？」
「もっと簡単にできない？」
「社内でやる必要がある？」
というところから業務を整理することを大切にしています。
例えば、
現在の業務をヒアリング
↓
業務の流れを整理
↓
不要・重複作業を確認
↓
業務改善
↓
必要に応じてマニュアル化
という形です。
「freeeを導入したけれど、経理担当者の負担が減らない」という場合は、システムではなく業務の流れそのものに改善ポイントがあるかもしれません。
経理・事務を外部に任せるという方法もあります
業務を整理していくと、
「この仕事は社内でやらなくてもいいのでは？」
という業務が見つかることもあります。
経営者や社員が、入力・確認・資料作成などに時間を使うより、本来の仕事に集中した方が良い場合もあります。
バランスネットワークの事務代行「Servant support」では、経理をはじめ、企業様の日々のバックオフィス業務をサポートしています。
「人を一人雇うほどではない」
「経理の一部分だけお願いしたい」
「担当者が忙しくて手が回らない」
という場合もご相談ください。
freeeを「入れた」で終わらせない
便利なシステムを導入することは、業務改善の第一歩です。
でも、本当に目指したいのは、
入力時間が減った。
二重入力がなくなった。
担当者以外でも業務が分かるようになった。
毎月の数字を早く確認できるようになった。
経営判断に数字を使えるようになった。
という状態ではないでしょうか。
freeeをすでに使っている企業様も、
「今の使い方・仕事の流れが、本当に一番効率的なのか？」
一度確認してみることをおすすめします。
【お問い合わせ】
「freeeを使っているけれど、経理業務が楽にならない」
「経理のやり方そのものを整理したい」
「一部の経理・事務業務を外部に任せたい」
という段階でも、お気軽にご相談ください。
TEL：096-273-9424
