熊本の事務代行が、業務整理から実務対応・マニュアル作成までサポート

「経理担当者が急に退職することになった」

会社にとって、これは想像以上に大きな問題です。

特に、

「退職日までほとんど時間がない」

「十分な引継ぎができていない」

「担当者しか業務内容を把握していない」

「請求や支払いを止めるわけにはいかない」

「すぐに採用したいけれど、人が見つからない」

このような状況になると、経営者や他の社員が通常業務を抱えながら、急きょ経理業務まで対応しなければならないことがあります。

しかし、経理や事務の仕事は、担当者がいなくなったからといって止めることはできません。

請求が止まれば、入金が遅れる。
支払いが止まれば、取引先にも影響する。

だからこそ、急な退職が決まった時には、まず**「何を止めてはいけないのか」を整理すること**が大切です。

バランスネットワークでは、熊本の企業様を中心に、経理担当者・事務担当者の急な退職などによって業務継続が難しくなった場合のサポートも行っています。

引継ぎ資料がなくても、まずは現状整理から

「ちゃんと引継ぎをしてからお願いしないといけない」

と思われるかもしれません。

しかし、急な退職では、十分な引継ぎ期間を確保できるとは限りません。

そのため私たちは、いきなり作業を引き受けるのではなく、

何の業務があるのか。
いつまでに対応する必要があるのか。
どの業務を優先するべきなのか。

を一緒に確認するところから始めます。

ご相談から実務対応までの流れ

STEP 01｜ヒアリング

まずは経営者様や現在の担当者様から、状況をお聞きします。

退職日はいつなのか、どのような業務を担当しているのか、引継ぎ期間はどれくらいあるのか。

「何を確認すればいいのか分からない」という段階でも構いません。

分かるところから一つずつ整理していきます。

STEP 02｜業務内容の確認・洗い出し

次に、現在行われている業務を確認します。

例えば、請求書発行、入金確認、支払い関係、会計入力、経費精算、給与関係資料の準備、書類管理など。

担当者へのヒアリングや既存資料などを確認しながら、

「誰が・いつ・何を・どのように行っているのか」

を見えるようにしていきます。

STEP 03｜業務を整理する

洗い出した仕事を、

毎日行う仕事・毎週行う仕事・毎月行う仕事・必要な時に行う仕事

などに整理します。

ここで重要なのは、これまでのやり方をそのまま引き継ぐだけではないことです。

「この作業は本当に必要？」

「もっと簡単にできない？」

「二重に入力していない？」

なども確認しながら、必要に応じて業務そのものを見直します。

STEP 04｜優先順位を決める

退職まで時間がない場合、すべての仕事を一度に整理するのは現実的ではありません。

そこで、

「会社として絶対に止めてはいけない仕事は何か」

を考えます。

例えば、請求書の発行や入金確認、支払いなど、会社のお金に直接関係する業務は優先度が高くなります。

一方、少し後に回しても大きな影響がない仕事もあります。

緊急度と重要度を整理し、まず会社を止めないことを優先します。

STEP 05｜必要な業務を実際にサポート

整理した内容をもとに、必要な経理・事務業務を実際にサポートします。

「次の担当者が決まるまでお願いしたい」

「採用できるまで一時的に手伝ってほしい」

「これを機会に、一部の事務を外部に任せたい」

など、会社によって必要な対応は異なります。

バランスネットワークでは、経理関係だけでなく、請求書作成や入金チェックをはじめとした日々の事務業務についてもサポートしています。

「具体的にどんな仕事をお願いできるの？」という方へ

経理担当者の退職をきっかけに、

「すべてを新しい社員に引き継ぐのではなく、一部は外部に任せたい」

という方法もあります。

事務代行で対応できる業務やサービスについては、こちらで詳しくご紹介しています。

事務代行「Servant support（サーバントサポート）」について詳しく見る

STEP 06｜マニュアル・チェックリストを作る

そして、私たちが大切にしているのが**「仕事を引き受けて終わりにしないこと」**です。

今回何とか対応できても、数年後に同じことが起きれば、また同じ問題が発生します。

そこで、業務内容を整理しながら、

「次に誰が担当しても分かる状態」

を目指して、マニュアルやチェックリストの作成も行います。

担当者の頭の中だけにあった仕事を会社の仕組みとして残していくことで、属人化の解消にもつながります。

「退職者の穴を埋める」だけで終わらせない

経理担当者の退職は、会社にとって困った出来事です。

しかし一方で、これまでの事務・経理業務を見直すきっかけにもなります。

例えば、

「この作業は、なぜやっているんだろう？」

「同じ数字を何度も入力している」

「紙でなくてもいいのでは？」

「そもそも社内でやる必要がある？」

担当者が長く同じ業務を行っていると、それが当たり前になり、見直す機会がなくなっていることがあります。

そこで、単純に後任者へ同じ業務を引き継ぐのではなく、

残す仕事・改善する仕事・外部に任せる仕事

を整理する。

そうすることで、退職という緊急事態への対応だけでなく、今後の会社に合った事務体制をつくる機会にもできます。

「まず何をすればいい？」という段階からご相談ください

急な退職の場合、

「引継ぎ資料がないから相談できない」

「業務内容を整理してからお願いしよう」

と考える必要はありません。

むしろ、

「何を引き継げばいいのか分からない」

という段階からご相談ください。

バランスネットワークでは、

ヒアリング
→ 内容確認
→ 業務整理
→ 優先順位付け
→ 実務対応
→ マニュアル作成

という流れで、会社の状況に合わせてサポートします。

次の担当者が決まるまでの一時的な対応から、継続的な事務代行、業務の整理・仕組み化まで。

「担当者が辞めても、会社の事務は止めない。」

そのための方法を一緒に考えます。

【お問い合わせ】

「経理担当者の退職が決まったけれど、何から手をつければいいか分からない」という段階でも、お気軽にご相談ください。

TEL：096-273-9424

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