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振替伝票の作成 freee会計
freeeにおいて通常の取引は、口座か決済期日を選択する方式となっているため、入力できる仕訳が限定されています。
そのため通常の「取引」形式で入力できない仕訳について「振替伝票」で入力を行います。
freeeにおける振替伝票の概要や作成方法について確認してみましょう。
振替伝票とは
事業活動を行う際には、さまざまな取引が発生します。
そのすべての取引を記載した帳簿のことを仕訳帳といいます。
仕訳帳は日付順に記載していく必要があるため、後から順番が前後してしまった場合は、取引の修正や調整が行いづらいというデメリットがあります。
そのような不都合を解消するために、伝票を作成して総勘定元帳に転記していくという仕組みが伝票制になります。
伝票にはいくつかの種類がありますが、そのうちのひとつが振替伝票です。
また、振替伝票には、記載すべき項目や保存期間など、一定のルールがあります。
振替伝票を利用するタイミング
振替伝票は現金以外の取引を記録した紙片のことを指し、各種帳簿の作成に利用します。
現金のやりとりに関しては、入金伝票・出金伝票を作成しますが、それ以外の取引においては振替伝票を作成します。
入金伝票では借方に現金、出金伝票では貸方に現金の勘定科目を使用します。
振替伝票においては、借方・貸方双方で現金以外の勘定科目を使用するのが特徴となります。
日々の取引記録を正確に残すためにも、取引が発生するたびに振替伝票を作成します。
伝票制とは
伝票から総勘定元帳に転記する仕組みのことを伝票制といいます。
伝票には仕訳を行うための取引内容などが記載されているため、正確に記入していく必要があります。
仕訳帳は経理担当者が作成する場合が多いですが、仕訳帳の代わりに伝票を用いることによって、経理担当者以外でも伝票の記録を残すことが可能となります。
伝票制の3つの種類
企業によって日々の取引や現金の取り扱い状況も異なるため、使う種類の伝票の数から3つの伝票制に分けられます。
伝票制を採用する場合は、企業の取引実態に合わせて決めていく必要があります。
それぞれの特徴について確認しましょう。
・1伝票制
1伝票制では、仕訳伝票にすべての仕訳を記入します。
仕訳伝票から総勘定元帳に転記する方法となります。
1伝票制においては現金での取引も含めた、すべての取引に振替伝票を作成するため、特に「仕訳伝票」といった言い方をします。伝票を作成する必要はありますが、仕訳帳に記入する手間を削減できます。
・3伝票制
3伝票制とは、入金伝票・出金伝票・振替伝票の3種類の伝票を使って総勘定元帳に転記していく方法を指します。
1伝票制では仕訳伝票しか使いませんが、こちらは現金を扱う取引では入金伝票と出金伝票を使い、現金以外の取引については振替伝票を使います。
現金取引を区別することが出来るため、現金取引が多い業種は採用している場合も多い形式です。
・5伝票制
5伝票制は、入金伝票・出金伝票・振替伝票・仕入伝票・売上伝票の5つの伝票を使って、総勘定元帳に転記します。
3伝票制3つに加えて、商品の仕入れと売上を示す仕入伝票と売上伝票も用います。
仕入れが多い小売業や掛け取引が多い卸売業などで使われることが多い形式となります。
振替伝票に必要な項目
振替伝票では、取引内容を2つに分けて記載するため、借方・貸方の双方に勘定科目を記入します。
記入すべき事項
振替伝票に記入すべき内容には、日付・金額・勘定科目・摘要などがあります。
金額と勘定科目については、借方・貸方の双方を記入しましょう。
摘要には商品名と個数のように、取引の具体的な内容を記入します。
第三者が見たときに、正確に理解できる内容を記入する必要はあります。
振替伝票の注意点
振替伝票に限らず、伝票は処理の間違いが起こりやすいです。
そのため、伝票を記入する際に注意点を把握しておく必要があります。
振替伝票は、借方の合計金額と貸方の合計金額が必ず一致している必要があります。
合計金額が同じでなければ、ミスの修正に時間を取られてしまい、経理作業の負担が増えてしまうので注意しましょう。
保存期間
振替伝票などといった経理関係の書類は、法律によって一定期間保存しておくことが定められています。
法人税法で規定されている書類は、保存期間が7年となっており、振替伝票のほかにも請求書・納品書・領収書・棚卸表・契約書、貸借対照表や損益計算書などにも7年間の保存義務があります。
一方、会社法で規定されている書類は保存期間が10年となっており、売上帳・仕入帳・総勘定元帳・仕訳帳・固定資産台帳などが該当します。両方の法律で対象となっている書類については、10年間の保存が求められることを理解しておきましょう。
ただし、国税関係の帳簿については届出を行うことによって、電子化での保存が認められています。
そのため書類をスキャンしてデータとして保存しておけば、ペーパーレス化を行うことができます。
経理関係の書類は保存期間も長く、紙の書類が溜まっていくと保管スペースも考えなければならなくなるため、保存方法についても考慮する必要があります。
さまざまな振替伝票の書き方
振替伝票は手書きで作成する方法以外にも、Excelで入力を行ったり、会計ソフトを利用したりする方法が考えられます。
最適なやり方を見付けるためにも、それぞれの方法と特徴について把握しておくことが重要です。
具体的な事例とメリット・デメリット
振替伝票を作成する事例とメリット・デメリットについて確認します。
・手書き
振替伝票を手書きで作成する場合には、借方と貸方の両方に記入します。
各項目や金額を記入したら係印や承認印は組織内での必要に応じて捺印します。
・紙に記入する
振替伝票を手書きで作成するメリットは、PCを普段利用しない方でも伝票が作成できる点にあります。
デメリットは、紙の伝票が溜まっていくので、集計作業に手間がかかることにあります。
・Excelで入力
振替伝票をExcelで作成する場合も、手書きの場合と同じように各項目に必要事項を入力していきます。
PC上にデータとして作成するため、紙の伝票が溜まらず管理しやすいといったメリットがあります。
一方で、Excelを使う場合にはデータの取り扱いに注意をする必要があります。
データが突然消えてしまったり、誤って上書きしてしまったりすることが考えられるため、元データが失われないように、バックアップをとっておくことが大切です。
また、財務諸表（決算書）を作成する場合は、Excelでは伝票を集計しなければならず、手間と時間がかかってしまうといったデメリットもあります。
・会計ソフトを使用するケース
会計ソフトを利用すればデータを直接入力できるため、作業を簡略化しやすいでしょう。
決算書を作成する際に仕訳や伝票の集計を自動で行ってくれるため、作業時間や作業ミスが減らせるメリットがあります。
デメリットは、会計ソフトを購入し、使い方を覚える必要がある点です。
Excelと比較した場合、専用のソフトである分覚えてしまえば入力は簡単になりますが、初期は学習のためのコストが発生します。
振替伝票のテンプレートを作成できる機能を備えた会計ソフトもあるので、一度設定しておけば入力の手間を省くことができます。
振替伝票の特徴と用途
freee会計において、対価が発生するような仕訳は「取引」「口座振替」の形式で記帳を行います。
一方で、決算などの際に仕訳形式で記帳する必要がある場合「振替伝票」機能を利用します。
振替伝票と取引・口座振替では以下のような違いがあります。
・振替伝票
登録形式：仕訳（複数簿記形式）
登録方法：決算申告（確定申告） → 振替伝票
決済方法：未決済分を消し込む仕訳を入力。未決済取引を作成することで取引と同様に処理
決算書類、収益・費用・損益・資金繰りレポートへの数値反映：反映
入金管理：支払管理連ポートへの数値反映：未決済取引を作成することで反映
主な用途：修正仕訳の入力、決算整理仕訳の入力、貸方と借方に別々の取引先を入れたい場合、資産の売却時の仕訳、資産の評価下げの仕訳、借入による資産の購入、流動項目・固定項目の振替、未払い法人税等、未払い消費税等の認識の決算仕訳、他社製品からの乗換
・取引・口座振替
登録形式：freeeの「取引」形式
登録方法：取引メニューより複数の方法で登録可能
決済方法：取引の決済情報を入力または自動で経理により消込
決算書類、収益・費用・損益・資金繰りレポートへの数値反映：反映
入金管理：反映
主な用途：振替伝票で行う以外のほとんどの日々の記帳
振替伝票作成
決算申告または確定申告メニューの振替伝票を選択します。
振替伝票の作成画面が表示されたら仕訳情報を入力します。
入力する内容は次のものになります。
共通
・発生日
デフォルトで「日常仕訳」が選択され「発生日」には本日の日付が自動的にセットされた状態になります。
期末日以降の場合、年度締め実施までの期間中はデフォルトで「決算整理仕訳」が選択され「発生日」は期末日が自動的にセットされた状態になります。
・振替伝票テンプレート
[設定]→[振替伝票テンプレート]で登録した仕訳を呼び出すことができます。
・日常仕訳または決算整理仕訳
決算整理仕訳として区別したい場合は変更します。
・備考
メモしておきたい事項があれば自由記述で入力します。
貸方および借方
・勘定科目
選択式で入力します。
・貸借入替
貸借の勘定科目を入れ間違えたときなどに、貸借の内容を入れ替えることができます。
・取引先・品目・部門・メモタグ
貸方・借方の両方に別々のものを付与できます。
・金額
全込の金額を入力します。金額を確定した場合、相手方に金額がコピーされます。
・税区分
勘定科目に設定されている税区分が自動表示されます。
・税額
自動計算されます。
作成した伝票は振替伝票の一覧より確認することができます。
振替伝票から未決済取引を登録
振替伝票で登録した未決済の「売掛金」「未収入金」「未収収益」「買掛金」「未払費用」のいずれかの勘定科目を利用した残高より取引を作成することができます。
未決済取引を作成することで、freeeへ取引を登録した際と同様、レポートに数字を反映できます。
また、freeeの取引形式で扱えるようになるため、後で消し込むことも容易になります。
振替伝票からの未決済取引の登録は、個々の振替伝票に対してではあく、取引先ごとにグルーピングされた振替伝票と開始残高の総額に対して登録されます。
[決算申告]または[確定申告]メニュー→[振替伝票]を開き、入力欄の左下[未決済取引を作成する]を選択します。
必要な振替伝票に対して未決済取引を作成します。
未決済取引は「開始残高と振替伝票の合計額」から作成しますが、その作成状況に応じてステータスが表示されます。
ステータス
・未作成
取引が1件も作成されていない状態です。[取引を作成する]ボタンをクリックして取引を作成します。
・不足
「開始残高と振替伝票の合計額」の一部が取引として作成されている状態です。
再度[取引を作成する]ボタンをクリックして不足分の取引を作成します。
・作成済み
開始残高と振替伝票の合計額の全てが取引として作成されている状態です。
「開始残高＋振替伝票残高＜取引金額」となっている場合は、一度取引を削除してから再度取引を作成します。
「開始残高＋振替伝票座高＝取引金額」となれば正しく計上されています。
[取引を作成する]ボタンを選択後、左上に表示される[保存]ボタンを選択します。
発生日・取引金額は取引内容をもとにセットされます。
作成した未決済取引は、振替伝票の未決済取引の画面上で確認することができます。
発生日の青色になっているリンクをクリックすると未決済取引の詳細を確認できます。
振替伝票の修正・コピー・削除・コメント
振替伝票の修正・コピー・削除・コメントを行うには、振替伝票の一覧から振替伝票を選択して詳細を開きます。
振替伝票の詳細画面では、詳細の閲覧のほかにも以下の作業を行うことができます。
・内容の修正
内容を修正してから[保存]ボタンをクリックします。[貸借入替]ボタンを押せば、貸借の内容を入れ替えることができます。コピー機能と同時利用すれば、逆仕訳の入力が効率的になります。
・振替伝票のコピー
[コピー]ボタンをクリックします。必要に応じて内容を修正、保存します。
・振替伝票の削除
[削除]ボタンをクリックします・
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コメント欄に投稿します。
まとめて修正・削除する
振替伝票の一覧のチェックボックスにチェックを入れて[一括編集]を選択し、必要事項を入力後に[保存]すれば、チェックを入れた伝票の項目をまとめて修正できます。
また、チェックを入れた状態で[削除]を選択すれば、伝票をまとめて削除できます。
まとめ
経理作業を効率化するためには紙の伝票作成やExcel入力のほか、会計ソフトの導入も検討してみると良いでしょう。
株式会社バランスネットワークはfreee認定アドバイザーを有し、熊本を元気にしていくため、キャッシュフロー経営に特化した活動を行っています。
会社の目的を明確にし、キャッシュフロー利益を確保するための計画立案から実行までのチーム構築と運用サポートを行います。
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